QUY ĐỊNH SỬ DỤNG DỊCH VỤ EMAIL SERVER

I. QUY ĐỊNH CHUNG 

1. KHÔNG SỬ DỤNG EMAIL GỬI SPAM

Bạn không sử dụng dịch vụ email đang được lưu trữ tại HT Việt Nam để gửi SPAM, THƯ QUẢNG CÁO, BULK MAIL, MASS MAIL, BOMB MAIL, PHISHING MAIL... chúng tôi có quyền tạm ngưng hoặc chấm dứt dịch vụ không hoàn tiền tùy theo mức độ vi phạm, ảnh hưởng. Chúng tôi không chấp nhận đối với bất kỳ hình thức gửi Email Spam nào, cho dù hành vi đó có thể là vô tình do Bạn đang bị vi-rút lợi dụng điều khiển các hành vi này trên dịch vụ Email của Bạn.

2. KIỂM SOÁT GỬI EMAIL

Bạn phải có trách nhiệm kiểm soát việc gửi Email ra ngoài trên các tài khoản Email của mình. Mọi hậu quả của việc SPAM, thư QUẢNG CÁO, BULK MAIL, MASS MAIL, BOMB MAIL, PHISHING MAIL,...gây ra dẫn đến địa chỉ IP bị chặn bởi các tổ chức Chống Spam, bạn sẽ phải tự chịu trách nhiệm.

Các tổ chức Blacklist quốc tế có uy tín: Có rất nhiều tổ chức quốc tế về Chống Spam trên thế giới. Tuy nhiên, chúng tôi chỉ đề cập đến 4 tổ chức sau đây thường được các nhà cung cấp dịch vụ chuyên dùng:

1. Spamhaus: http:/www.spamhaus.org

2. The Barracuda Reputation Block List: http:/www.barracudacentral.org

3. UCE Protect Network: http:/www.uceprotect.net

4. Sorbs: http:/www.sorbs.net/

3. XỬ LÝ KHI CÓ TRƯỜNG HỢP SPAM 

Đối với máy chủ Email Server Khi phát hiện trường hợp SPAM, thư QUẢNG CÁO, BULK MAIL, MASS MAIL, BOMB MAIL, PHISHING MAIL.., kỹ thuật sẽ tiến hành tạm đóng băng tài khoản hoặc dừng dịch vụ. Bạn phải chắc chắn rằng bạn đã tự xử lý các vấn đề như: Làm sạch vi-rút, mã độc, tập tin bị nhiễm mã độc, các link phishing, xử lý spam email, … trên hệ thống của mình trước khi yêu cầu mở lại dịch vụ.

4. BẢO MẬT TÀI KHOẢN

Để an toàn bảo mật, một tài khoản Email chỉ được phép đăng nhập từ 1 địa chỉ IP trên internet. Máy chủ Email của Chúng tôi không hỗ trợ đăng nhập cùng một lúc từ nhiều địa chỉ IP vào 1 tài khoản Email.

5. GIAO DIỆN WEBMAIL 

Bạn phải hiểu và chấp nhận giao diện webmail mà chúng tôi cung cấp. Chúng tôi không hỗ trợ thay đổi giao diện webmail theo yêu cầu hoặc theo tiêu chí riêng của Bạn.

6. SỬ DỤNG CÔNG CỤ QUẢN TRỊ CÓ SẴN 

Chỉ sử dụng các chức năng có sẵn trên công cụ quản trị Email mà chúng tôi cung cấp. Chúng tôi cố gắng mang đến cho đa số người dùng những tính năng được đánh giá tốt nhất. Do đó, chúng tôi không thể tùy biến theo yêu cầu và tiêu chí riêng của Bạn. Riêng đối với dịch vụ Dedicated Mail Server chúng tôi có thể hỗ trợ 1 số yêu cầu đặc biệt của riêng từ cá nhân trong giới hạn cho phép của phần mềm email.

7. CHỈ CUNG CẤP MỘT TÀI KHOẢN QUẢN TRỊ 

Không cung cấp tài khoản quản trị (admin) theo từng tên miền, chỉ cung cấp một tài khoản quản trị duy nhất để bạn quản lý tập trung cho tất cả địa chỉ email mà bạn đang sử dụng theo gói này tức tài khoản đăng nhập vào quản trị dịch vụ email (Control Panel).

8. CHỦ ĐỘNG SAO LƯU DỮ LIỆU 

Chúng tôi luôn tôn trọng dữ liệu Email cá nhân của Bạn, điều này đồng nghĩa với bạn luôn có quyền để chủ động sao lưu lại dữ liệu Email của mình. Chúng tôi có hỗ trợ sao lưu dữ liệu mail 6 tháng gần nhất nhằm mục đích khôi phục sau sự cố. Chúng tôi sẽ không can thiệp trong bất kỳ trường hợp nào để tìm lại những Email đã bị thất lạc, khôi phục những email đã mất trong quá trình Bạn có sử dụng các quy tắc (rules), lọc email (filter email) của phần mềm thứ ba như Outlook, Thunder Bird, Window Live Mail,… hoặc xóa Email,… với bất kỳ ly do vô tình hay cố ý.

9. GIỚI HẠN VỀ GỬI/NHẬN CỦA TÀI KHOẢN EMAIL 

• Giới hạn gửi áp dụng cho tỉ lệ người nhận, số lượng người nhận trên mỗi thư mà người dùng có thể gửi từ tài khoản.

Lưu ý: Đối với các nhóm phân phối (Mailing List) được lưu trữ trong sổ địa chỉ của tổ chức, nhóm được tính là một người nhận. Đối với các nhóm phân phối được lưu trữ trong thư mục Danh bạ của địa chỉ email thì các thành viên của nhóm được tính riêng

• Giới hạn tỉ lệ người nhận: để ngăn người dùng và ứng dụng gửi khối lượng lớn thư đi trong khoảng thời gian ngắn. Các giới hạn này được áp dụng đối với thư gửi bên ngoài trên mỗi người dùng.

Lưu ý: Nếu Bạn có nhu cầu cần gửi thư thương mại số lượng lớn hợp pháp (ví dụ: bản tin khách hàng, quảng cáo sự kiện, chào hàng sản phẩm, …) thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ Email Makerting riêng biệt.

• Giới hạn tốc độ gửi thư: xác định số lượng tin nhắn mà người dùng có thể gửi từ tài khoản của bạn trong một khoảng thời gian cụ thể. Giới hạn này giúp ngăn chặn việc tiêu thụ quá mức tài nguyên hệ thống của một người gửi. Nếu người dùng gửi tin nhắn với tốc độ vượt quá giới hạn thông qua gửi ứng dụng khách SMTP, tin nhắn sẽ bị từ chối và bạn sẽ cần phải thử lại.

BẢNG THÔNG SỐ GIỚI HẠN

Dựa vào Điều 1 – Khoản 1.2, khi dịch vụ của bạn không kiểm soát được việc gửi email gây hậu quả của việc SPAM, thư QUẢNG CÁO, BULK MAIL, MASS MAIL, BOMB MAIL, PHISHING MAIL ... dẫn đến địa chỉ IP bị chặn bởi các tổ chức Chống Spam thì chúng tôi sẽ tạm ngưng hoặc chấm dứt dịch vụ của bạn mà không hoàn tiền tùy theo mức độ vi phạm, ảnh hưởng.

10. CÁC LOẠI ĐUÔI MỞ RỘNG KHÔNG THỂ BAO GỒM DƯỚI DẠNG TẬP TIN ĐÍNH KÈM 

Để bảo vệ tài khoản của bạn, HT Việt Nam không cho phép bạn đính kèm một số loại tập tin có đuôi mở rộng nhất định. HT Việt Nam sẽ thường cập nhật các loại đuôi mở rộng không được phép theo kịp với phần mềm có hại liên tục thay đổi.

Một số ví dụ bao gồm: exe, com, iso, jar, vbs, bat, pif, scr, hta, js, cmd, chm, ade, adp, cab, ins, isp, jse, lib, mde, msc, msp, mst, msp, nsh, sct, shb, vxd, wsc, wsf, cpl, jsp, reg, vbe, lnk, dll, dmg, sys, btm, msi, prf, wsh, vb,…

Nếu bạn chắc chắn rằng tập tin an toàn, bạn có thể yêu cầu người gửi tải tập tin lên Google Drive, OneDrive, Dropbox, Cloud Drive30s v.v… Sau đó gửi nó dưới dạng tập tin đính kèm drive (link download) và có thể đặt mật khẩu cho (link download) giúp bạn bảo mật thông tin an toàn.

11. DANH SÁCH TẬP TIN ĐÍNH KÈM KHÔNG CHO PHÉP KHI GỬI HOẶC NHẬN 

Để bảo vệ bạn khỏi virus tiềm ẩn và phần mềm có hại, HT Việt Nam không cho phép bạn đính kèm một số loại tập tin có đuôi mở rộng trong danh sách cấm ở điều khoản 1.11, bao gồm:

• Tập tin đính kèm dạng nén (như tập tin .gz hoặc .bz2) hoặc khi được tìm thấy trong kho lưu trữ (như tập tin .zip hoặc .tgz)

• Tài liệu có macro (tức những đoạn mã độc hại được chèn vào tài liệu của bạn, có thể xuất phát từ virus trên máy tính).

• Bạn cần hiểu và đồng ý rằng các chương trình Antivirus hay Anti Spam trên hệ thống Email Server có thể lọc hoặc chặn các email kèm tập tin chứa virus, marco, phishing nhằm bảo vệ an toàn cho người nhận một cách hoàn toàn tự động theo cơ chế của nhà phát triển.

12. CHÍNH SÁCH MẶT KHẨU CỦA TÀI KHOẢN

Để an toàn đối với tài khoản người dùng, mật khẩu tài khoản yêu cầu thiết lập phức tạp theo quy định của hệ thống Email Server. Nếu phát hiện có mối nguy cơ về bảo mật, chúng tôi có thể thực hiện yêu cầu đổi mật khẩu của toàn bộ hệ thống và sẽ cung cấp lại khách hàng ngay sau khi thực hiện.

13. CHÍNH SÁCH THƯ RÁC VÀ LẠM DỤNG

Khi bạn đăng ký tài khoản Email để sử dụng cho doanh nghiệp, bạn đồng ý về người dùng của bạn hoặc đối tác của bạn không gửi thư rác, phát tán virus hoặc lạm dụng dịch vụ. Tất cả người dùng tên miền của bạn phải tuân theo các thỏa thuận này, là một phần của Chính sách sử dụng được chấp nhận của HT Việt Nam. Về việc bạn đồng ý không và không cho phép bên thứ ba hoặc người dùng cuối của bạn sử dụng Dịch vụ Email thực hiện những hành vi sau:

• Chủ đích hoặc tạo điều kiện cho hành vi gửi email thương mại với số lượng lớn.

• Vi phạm hoặc khuyến khích các quyền hợp pháp của người khác thực hiện các hành vi bất hợp pháp, xâm lấn, xâm phạm, phỉ báng hoặc lừa đảo.

• Cố ý phân phối virus, worm, trojan, các tập tin bị hỏng, chơi khăm hoặc các mặt hàng có tính chất phá hoại hoặc lừa đảo ra bên ngoài tổ chức của bạn.

• Để thay đổi, vô hiệu hóa, can thiệp hoặc phá vỡ mọi khía cạnh của dịch vụ.

• Để kiểm tra hoặc thiết kế ngược dịch vụ nhằm tìm ra các hạn chế, lỗ hổng hoặc trốn tránh các khả năng lọc.

• Để cấp cho nhiều cá nhân quyền truy cập vào tài khoản người dùng cuối riêng lẻ ngoài các tính năng ủy quyền được cung cấp trong dịch vụ.

• Để tạo tài khoản người dùng cuối được gán cho các chức năng kinh doanh thay vì cho con người nhằm mục đích chia sẻ tập tin trong hoặc ngoài miền.

• Để ghi lại thông tin liên lạc bằng âm thanh hoặc video mà không có sự đồng ý nếu cần có sự đồng ý của luật pháp và quy định hiện hành (Bạn hoàn toàn chịu trách nhiệm đảm bảo tuân thủ tất cả các luật và quy định hiện hành trong (các) khu vực pháp lý có liên quan).

Nếu HT Việt Nam xác định người dùng Email vi phạm các thỏa thuận này, chúng tôi có quyền đình chỉ ngay lập tức người dùng. Nếu sự cố xảy ra trên toàn tên miền, chúng tôi có quyền đình chỉ toàn bộ tài khoản và từ chối quyền truy cập của quản trị viên đối với tất cả các dịch vụ của Email. Trong những trường hợp như vậy, chúng tôi gửi thông báo đến địa chỉ email phụ đã đăng ký cho quản trị viên tên miền.

1. Thời gian tạm ngưng và xử lý vi phạm lần 1 trong vòng 24 giờ.

2. Thời gian tạm ngưng và xử lý vi phạm lần 2 trong vòng 24 giờ.

3. Vi phạm lần 3: Tạm ngưng dịch vụ và không hoàn phí.

14. CHÍNH SÁCH SPAM CHUYỂN TIẾP SMTP

Nếu bạn sử dụng dịch vụ chuyển tiếp SMTP để gửi email qua máy chủ Email của HT Việt Nam, bạn có thể nhận được thông báo qua email nếu chúng tôi phát hiện một lượng lớn thư rác đến từ bất kỳ tài khoản người dùng nào đã tạo hoặc tài khoản không có thật. Tài khoản người dùng không có thật thuộc về tên miền của bạn hoặc tên miền của bạn đã được trình bày trong đối số Helo trong quá trình chuyển tiếp SMTP sẽ không được phép chuyển tiếp SMTP qua máy chủ Email của P.A Việt Nam dưới bất kỳ hình thức nào.

Sau 24 giờ, nếu tài khoản người dùng thuộc tổ chức của bạn vẫn gửi spam thì tài khoản sẽ bị treo. Bạn sẽ nhận được một cảnh báo thứ hai cho bạn biết về việc đình chỉ. Tài khoản của bạn sẽ được khôi phục có thể sử dụng lại bình thường sau khi vấn đề được giải quyết.

Bạn cũng sẽ nhận được cảnh báo thứ hai nếu bất kỳ tài khoản người dùng nào khác thuộc tổ chức của bạn vẫn gửi thư rác sau 24 giờ. Chúng tôi khuyên bạn nên tạm ngưng các tài khoản này cho đến khi bạn xác định được nguồn gốc của thư rác và giải quyết vấn đề.

15. CHÍNH SÁCH SPAM CHIỀU NHẬN 

Nếu bạn đang sử dụng máy chủ Email của HT Việt Nam, bạn có thể nhận được thông báo nếu chúng tôi phát hiện bất kỳ giao dịch đáng ngờ từ bên ngoài đến tài khoản người dùng nào đã tạo hoặc tài khoản không có thật thì toàn bộ giao dịch đáng ngờ sẽ bị cách ly hoặc bị từ chối nhận thư rác, thư phát tán virus hoặc lạm dụng có chủ đích từ người gửi đến bạn.

Sau 24 giờ, tài khoản người dùng sẽ nhận báo cáo từ hệ thống về tình trạng thư của người dùng gửi tới họ bị cách ly trong ngày hôm trước. Người dùng có thể chủ động kiểm duyệt cho phép, không cho phép, xóa thư trong vùng kiểm duyệt.

16. CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG HỘP THƯ 

Nhằm bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu cho Bạn, chúng tôi hoàn toàn không chịu trách nhiệm về dữ liệu của Bạn cũng như không thể can thiệp sâu khi email được cài đặt hoặc tải dữ liệu email về máy tính cá nhân thông qua những phần mềm kết nối của bên thứ ba khi Bạn gặp sự cố mất dữ liệu. Ví dụ: Outlook, Thunderbird, Outlook mobile, Email for mobile…

Để việc sử dụng hộp thư của Bạn luôn an toàn và tránh rủi ro thấp nhất có thể xảy ra nên chúng tôi có một vài khuyến nghị có thể giúp Bạn bảo vệ hộp thư như sau:

• Hộp thư của Bạn muốn sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau thì bạn nên cấu hình theo chuẩn kết nối IMAP với cổng kết nối SSL/TLS và đảm bảo thông tin mật khẩu chỉ một mình Bạn biết để tránh các vấn đề liên quan tới dữ liệu của Bạn có thể thất thoát ngoài ý muốn.

• Bạn muốn tải toàn bộ email của hộp thư nào đó về máy tính cá nhân thông qua các phần mềm của bên thứ ba để Bạn chủ động quản lý thì nên cấu hình theo chuẩn kết nối POP với cổng kết nối SSL/TLS và đảm bảo chỉ nên cấu hình hộp mail theo chuẩn kết nối POP trên duy nhất một máy tính cá nhân đang sử dụng cũng như không chia sẻ bất kỳ thông tin liên quan tới hộp mail này cho người khác sử dụng chung.

Lưu ý quan trọng:

• Khi bạn cấu hình hộp thư theo chuẩn kết nối POP: hãy bật tính năng lưu một bản sao dữ liệu trên máy chủ và tắt tính năng tự động xóa dữ liệu này trên máy chủ sau bao nhiêu ngày để dữ liệu email của bạn khi tải về máy tính vẫn an toàn có thêm một bản sao lưu trên máy chủ của chúng tôi.

• Trường hợp, bạn không kích hoạt hai tính năng này thì mặc định dữ liệu của hộp thư sẽ hoàn toàn được tải về máy tính cá nhân của Bạn và không sao lưu bất kỳ bản sao nào trên máy chủ của chúng tôi trong thời gian bạn sử dụng hộp mail này.

• Chuẩn kết nối POP chỉ tải toàn bộ dữ liệu ở mục Hộp Thư Đến (Inbox).

Vì vậy, Bạn hãy cân nhắc thật cẩn thận khi cấu hình hộp mail sử dụng trên phần mềm thứ ba theo chuẩn kết nối POP.

17. CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG CỔNG KẾT NỐI THƯ 

Đối với dịch vụ Email, HT Việt Nam sẽ từ chối việc bạn khai báo chứng thực SMTP trên ứng dụng (dịch vụ Web, Outlook, Thunderbird, Outlook mobile, Email for mobile…) để gửi email đi thông qua cổng 25 vì các lý do bảo mật cho hệ thống cũng như hạn chế tình trạng hộp mail của bạn thường hay bị lợi dụng để spam thông qua cổng này.

Vì vậy, HT Việt Nam khuyến khích toàn bộ kết nối để chứng thực SMTP hãy sử dụng cổng 465 với SSL hoặc cổng 587 với TLS.

Ngoài ra, những cổng kết nối POP và IMAP để nhận email thì Quý khách vui lòng sử dụng 995 và 993 với SSL để quá trình kết nối từ client tới server luôn được đảm bảo an toàn.

18. EMAIL BỊ CHẶN

Email gửi đi của bạn có thể bị chặn khi bao gồm nội dung, hình ảnh, liên kết có thể chia sẻ vi-rút hoặc nội dung lừa đảo. Bộ lọc Email chiều gửi của chúng tôi sẽ ngăn chặn những Email không chỉ để bảo vệ IP và máy chủ Email bạn đang sử dụng, mà còn đảm bảo tên miền của chính bạn đang sử dụng Email không bị đánh giá danh sách đen (Blacklist) và hạ độ tin cậy khi sử dụng Email.

19. ĐẢM BẢO CẤU HÌNH ĐẦY ĐỦ

Bạn phải chắc chắn rằng đã cấu hình đầy đủ các giá trị DNS như SPF, DKIM, DMARC, MX mà chúng tôi cung cấp để đảm bảo việc giao dịch Email được tăng tính xác thực và diễn ra một cách ổn định nhất.

20. TÍCH HỢP NHIỀU PHẦN MỀM THỨ 3

Rất nhiều phần mềm thứ 3 có thể tích hợp và sử dụng thành công với dịch vụ Email tại HT Việt Nam, điển hình như: Outlook, Thunder Bird, Window Mail, … Tuy nhiên chúng tôi chỉ có thể hỗ trợ bạn cấu hình tài khoản Email đăng ký tại HT Việt Nam sử dụng trên các phần mềm này. Những phát sinh liên quan đến dữ liệu, rules, phần mềm nặng, hoạt động chậm,… chúng tôi sẽ không thể hỗ trợ. Nhưng Quý khách có thể đăng ký thêm dịch vụ quản trị email riêng biệt để nhận hỗ trợ.

21. CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG DỊCH VỤ CỘNG THÊM (ADD-ONS) 

Khi dịch vụ Email của bạn có kèm theo các gói dịch vụ cộng thêm trong quá trình sử dụng hết hạn nhưng bạn không muốn gia hạn các dịch vụ cộng thêm này mà chỉ muốn duy trì dịch vụ chính thì bạn phải đáp ứng những yêu cầu sau:

• Thông số của gói dịch vụ chính phải đáp ứng đủ theo tài nguyên mà bạn đang sử dụng.

• Bạn nâng cấp lên gói dịch vụ chính cao hơn để đáp ứng đủ tài nguyên đang sử dụng và không cần gia hạn các gói dịch vụ add-ons kèm theo trước đó.

Nếu tài nguyên của bạn đang sử dụng vượt quá hạn mức của gói dịch vụ Email chính thì bạn có những đặc quyền sau:

• Trong vòng 72h kể từ thời điểm không tiếp tục sử dụng gói dịch vụ cộng thêm, bạn phải xử lý tài nguyên đang vượt mức xuống thấp hơn so với gói dịch vụ chính mà bạn sẽ sử dụng.

• Sau 72h nếu bạn chưa khắc phục tài nguyên đang vượt mức so với gói dịch vụ Email chính thì chúng tôi buộc tạm dừng dịch vụ Email của bạn cho tới khi bạn xử lý hoàn tất phần tài nguyên đang sử dụng vượt quá hạn mức.

Vì vậy, bạn hãy cân nhắc việc gia hạn các gói dịch vụ cộng thêm khi tài nguyên của bạn đang sử dụng vượt quá hạn mức so với gói dịch vụ chính để tránh làm gián đoạn công việc của bạn.

22. CHÍNH SÁCH HỖ TRỢ CHẶN THƯ RÁC

• Chúng tôi hoàn toàn nhận thức được tầm quan trọng trong việc hạn chế thư rác đến người nhận với mục đích quảng cáo, lừa đảo .. trên hệ thống Email Server đã cài đặt sẵn các chương trình tích hợp chống spam, antivirus, bộ lọc giúp hạn chế chứ không thể hoàn toàn ngăn chặn ngay lập tức vì việc phòng cũng bao giờ khó khăn hơn việc gây hại. Quý khách cần hiểu và đồng ý rằng việc ngăn chặn spam và virus cần thời gian để các bộ lọc và chương trình phòng chống nhận diện trước khi ngăn chặn, ngoài ra cũng cần kết hợp với đội ngũ kỹ thuật cũng như từ phía khách hàng để chặn các email riêng lẻ.

• Bạn cần hiểu và đồng ý rằng việc thiết lập chuẩn cao để hạn chế thư rác, thư virus, lừa đảo có thể dẫn đến thất lạc email.

• Bạn cần hiểu và đồng ý rằng việc ngăn chặn thư rác, thư virus, lừa đảo là một tiến trình cần thời gian và công sức kết hợp nhiều giải pháp. Bạn có thể kết hợp thêm giải pháp EAP( EMAIL ANTISPAM PROTECTION)